إجراء منح الشهادة

الشكوى والاستئناف
1. الغرض (Purpose)
الغرض من هذه الوثيقة هو توضيح الإجراءات الواجب اتباعها من قبل المؤسسات المتقدمة بطلب الحصول على الشهادة، وذلك وفقًا لمتطلبات المواصفات القياسية لأنظمة الإدارة، وبما يتماشى مع ISO/IEC 17021 والمعايير الدولية الأخرى المعتمدة لجهات منح الشهادات التي تقدم خدمات شهادات أنظمة الإدارة أو الخدمات المرتبطة بها.
توفّر هذه الوثيقة إرشادات حول عملية منح الشهادة، بما في ذلك بعض الإجراءات الإدارية الداخلية التي غالبًا ما تكون غير ظاهرة للعميل.
تلتزم الجهة المانحة بتوفير أي معلومات محددة تطلبها المؤسسة المتقدمة للحصول على الشهادة.

2. النطاق (Scope)
تنطبق هذه الإجراءات على جميع خدمات منح شهادات أنظمة الإدارة التي تقدمها الجهة المانحة.

3. التعاريف (Definitions)
3.1. تدقيق الشهادة (Certification Audit)
هو التدقيق الذي تُجريه الجهة المانحة بشكل مستقل عن العميل والأطراف المستفيدة من الشهادة، بهدف التحقق من مطابقة نظام إدارة العميل لمتطلبات المواصفة ومن ثم اعتماد الشهادة.

3.2. الحيادية (Impartiality)
تعني التزام الموضوعية، أي غياب تضارب المصالح أو التعامل معه بشكل فعّال بما يضمن عدم التأثير السلبي على أنشطة الجهة المانحة في مراحلها اللاحقة.

3.3. العميل (Customer)
هي المؤسسة التي تخضع عملية تدقيق نظام إدارتها من قبل الجهة المانحة، بهدف الحصول على شهادة نظام الإدارة.

3.4. الخبير الفني (Technical Expert)
شخص يمتلك معرفة أو خبرة متخصصة يُقدّمها لفريق التدقيق لدعمهم في تقييم الجوانب الفنية المتعلقة بنطاق التدقيق.

3.5. الكفاءة (Competence)
القدرة على استخدام المعرفة والمهارات بفعالية لتحقيق النتائج المطلوبة وفقًا للمعايير المحددة.

4. المراجع (References)
ISO/IEC 17021-1:2015، البنود 9.1 - 9.6

5. الأنشطة ما قبل الحصول على الشهادة (Pre-Certification Activities)
5.1. تقديم الطلب (Application)

5.1.1. تقدّم الجهة المانحة خدمات منح الشهادات للمؤسسات المُسجَّلة ككيانات قانونية في مختلف دول العالم. ويُتوقَّع من المؤسسات المتقدمة بطلب الشهادة أن تكون مُسجَّلة وفقًا للتشريعات والأنظمة القانونية المعمول بها في بلدها.

5.1.2. يقدم العميل طلب الحصول على شهادة نظام الإدارة المطلوبة من خلال تعبئة النموذج المخصص لذلك.

5.1.3. تستلم الجهة المانحة الطلب وتقوم بتأكيد استلامه للعميل في أسرع وقت ممكن.

5.1.4. تحتفظ الجهة المانحة بحق طلب معلومات إضافية من العميل قبل اتخاذ قرار قبول الطلب للمضي قدماً في المعالجة.

5.1.5. قبل التقدم بطلب منح الشهادة، يجب أن يكون العميل قد استوفى الشروط التالية:

  • ☑ تنفيذ نظام الإدارة لمدة لا تقل عن ثلاثة أشهر. هذا ضروري لتقييم قدرة المنظمة على تنفيذ العملية وفقاً لنظام الإدارة الموثق.
  • ☑ إجراء جولة واحدة على الأقل من التدقيق الداخلي ومراجعة الإدارة لنظام الإدارة الموثق المطبق.
5.2. مراجعة الطلب (Application Review)

5.2.1. تقوم الجهة المانحة بمراجعة الطلب والمعلومات المرفقة للتأكد مما يلي:

  • ☑ توفر المعلومات المتعلقة بالعميل ونظام إدارته بشكل كافٍ لإعداد برنامج التدقيق.
  • ☑ حل أي اختلاف معروف في الفهم بين الجهة المانحة والعميل.
  • ☑ امتلاك الجهة المانحة للكفاءة والقدرة على تنفيذ نشاط منح الشهادة.
  • ☑ يتم أخذ نطاق الشهادة المطلوب، مواقع عمليات العميل، الوقت اللازم لإتمام عمليات التدقيق، وأي عوامل أخرى تؤثر على نشاط منح الشهادة في الاعتبار، مثل اللغة، شروط السلامة، والتهديدات التي قد تؤثر على الحيادية.
5.3. حالة مراجعة الطلب (Application Review - Status)

5.3.1. بناءً على مراجعة الطلب، ستقوم الجهة المانحة إما بقبول أو رفض طلب الشهادة. عند رفض الطلب نتيجة لمراجعة الطلب، يجب توثيق أسباب الرفض وإبلاغ العميل بها.

5.3.2. بناءً على هذه المراجعة، تحدد الجهة المانحة الكفاءات التي يجب تضمينها في فريق التدقيق وفي قرار الشهادة.

ملاحظة: تُحتفظ بسجلات تبرير قرار القيام بالتدقيق.

5.4. تطوير برنامج التدقيق (Audit Program Development)

5.4.1. تقوم الجهة المانحة بإعداد برنامج تدقيق يغطي دورة الشهادة بالكامل، يوضح بوضوح نشاط أو أنشطة التدقيق اللازمة لإثبات امتثال نظام إدارة العميل لمتطلبات الشهادة.

5.4.2. يجب أن يغطي برنامج التدقيق لجميع دورة الشهادة متطلبات نظام الإدارة كاملة.

حساب وقت التدقيق (Calculation of Audit Time)

5.4.3. تمتلك الجهة المانحة إجراءً موثقًا لتحديد مدة التدقيق، حيث تقوم بتقدير الوقت اللازم لكل عميل لتخطيط وتنفيذ تدقيق كامل وفعّال لنظام إدارة العميل.

5.4.4. يجب تسجيل مدة تدقيق نظام الإدارة وتبريرها.

العينة متعددة المواقع (Multi-site Sampling)

عند اعتماد أسلوب العينة متعددة المواقع لتدقيق نظام إدارة العميل الذي يغطي نفس النشاط في مواقع جغرافية مختلفة، تقوم الجهة المانحة بتطوير برنامج أخذ عينات يضمن إجراء تدقيق شامل ومناسب.

5.4.5. يجب توثيق مبررات خطة أخذ العينات لكل عميل. ولا يُسمح بأخذ العينات في بعض أنواع برامج الشهادات التي قد تمنع أو لا تسمح باستخدام طريقة أخذ العينات، خاصةً إذا كانت هناك معايير أو متطلبات خاصة ببرنامج الشهادة تُحدد كيف يتم التدقيق.

5.5. تقديم عرض السعر (Quotation Submission)

5.5.1. بالنسبة للطلبات المقبولة، تقوم الجهة المانحة بإعداد عرض سعر رسمي للخدمات المتعلقة وفقًا لبرنامج التدقيق، وتُرسله إلى العميل للمراجعة والموافقة. يشمل عرض السعر جميع تفاصيل وصف الخدمات المطلوبة من قبل العميل.

5.6. مراجعة عرض السعر (Quotation Review)

يراجع العميل عرض السعر المقدم ويرد على الجهة المانحة بالموافقة أو الملاحظات المتعلقة به.

5.7. تقديم اتفاقية الشهادة (Certification Agreement Submission)

5.7.1. بمجرد أن يقبل العميل عرض السعر، تقوم الجهة المانحة بإعداد اتفاقية منح شهادة رسمية للخدمات ذات الصلة، وتشاركها مع العميل للمراجعة والموافقة.

5.8. قبول اتفاقية الشهادة (Certification Agreement Acceptance)

5.8.1. يراجع العميل اتفاقية منح الشهادة ويقبلها للمضي قدمًا في الخدمات التعاقدية المعنية.

5.9. تقييم الفجوة (مراجعة الجاهزية) (Gap Assessment / Readiness Review)

5.9.1. بعد قبول اتفاقية الشهادة، يقوم مدقق الجهة المانحة بإجراء تقييم فجوة أو مراجعة جاهزية، وهي زيارة غير رسمية تسبق تدقيق منح الشهادة الأولي.

يجب أن يكون العميل قادرًا على إثبات أن نظام إدارته كان فعالًا ومطبّقًا بالكامل لمدة لا تقل عن ثلاثة أشهر، وأنه قد خضع لدورة كاملة من عمليات التدقيق الداخلي ومراجعة الإدارة.

تهدف هذه المرحلة إلى تقييم جاهزية نظام الإدارة لدى العميل، لتجنب أية مشكلات قد تظهر أثناء تدقيق الشهادة الأولي.

5.9.2. بناءً على نتائج تقييم الفجوة، يمكن للعميل تأجيل أنشطة تدقيق الشهادة الأولية.


6. أنشطة تدقيق منح الشهادة (Certification Audit Activities)
6.1. تحديد أهداف ونطاق ومعايير التدقيق (Determine Audit Objectives, Scope and Criteria)

6.1.1. تقوم الجهة المانحة بتحديد أهداف التدقيق، ويتم الاتفاق مع العميل على نطاق ومعايير التدقيق، بما يشمل أي تغييرات قد تطرأ.

6.1.2. يصف نطاق التدقيق الحدود والامتدادات، مثل المواقع، الوحدات التنظيمية، الأنشطة، والعمليات التي ستخضع للتدقيق. في حال كان تدقيق الشهادة أو تجديد الشهادة يتضمن أكثر من تدقيق (مثل مواقع متعددة)، قد لا يشمل نطاق كل تدقيق كامل نطاق الشهادة، إلا أنه يجب أن تغطي مجموعة عمليات التدقيق جميع جوانب نطاق الشهادة المُحدَّد في الوثيقة.

6.1.3. تُستخدم معايير التدقيق كمرجع لتحديد مدى المطابقة، وتشمل ما يلي:

☑ متطلبات الوثيقة المعيارية المحددة لأنظمة الإدارة.

☑ العمليات والوثائق المعروفة لنظام الإدارة التي وضعها العميل.

6.1.4. تقوم الجهة المانحة بإعداد برنامج تدقيق مبدئي للعميل يغطي فترة ثلاث سنوات، يشمل تدقيقين مبدئيين على مرحلتين، تدقيق متابعة، وتدقيق تجديد قبل انتهاء صلاحية الشهادة.

6.1.5. خلال أي مرحلة من دورة الشهادة، قد يطرأ تغيير على برنامج التدقيق بسبب تغييرات في المنظمة. تقع على عاتق العميل مسؤولية إبلاغ الجهة المانحة بأي تغييرات تتعلق بـ:

☑ الوضع القانوني أو التجاري أو الملكية.

☑ الهيكل التنظيمي والإداري (مثل المدراء الرئيسيين، أصحاب القرار، أو الفنيين).

☑ عنوان الاتصال، المواقع، وحجم المنظمة.

☑ نطاق العمليات ضمن نظام الإدارة المعتمد.

☑ التغييرات الكبيرة في نظام الإدارة والعمليات.

6.3. إعداد خطة التدقيق Audit Plan Preparation

6.2. اختيار فريق التدقيق Audit Team Selection

6.2.1. تقوم الجهة المانحة بتحديد فريق التدقيق من بين مدققيها المعتمدين، بما يشمل قائد الفريق والخبراء الفنيين (عند الحاجة)، مع مراعاة توافر الكفاءة اللازمة لتحقيق أهداف التدقيق والامتثال لمتطلبات الحياد.

6.2.2. في حال تم تعيين مدقق واحد فقط، يجب أن يمتلك الكفاءة الكاملة لأداء مهام قائد فريق التدقيق بشكل يتناسب مع متطلبات التدقيق المحدد. ويجب أن يمتلك فريق التدقيق ككل جميع الكفاءات المطلوبة وفقًا لما تحدده الجهة المانحة.

6.2.3. يتم تزويد العميل بأسماء أعضاء فريق التدقيق وسيرهم الذاتية وتفاصيلهم، مرفقة بجدول التدقيق. ويُمنح العميل مهلة قدرها يومي عمل لتقديم أي اعتراض على تعيين أحد أعضاء الفريق، مع ضرورة إرفاق مبررات كتابية واضحة. تقوم الجهة المانحة بدراسة الاعتراض واتخاذ القرار المناسب إما بتغيير العضو أو رفض الاعتراض.

6.2.4. تُبذل الجهود للحفاظ على تكوين الفريق كاملاً طوال فترة التدقيق. وإذا طرأ أي تغيير في الفريق، يجب الحصول على موافقة الجهة المانحة بشأن التعديل.

6.2.5. يُلزم جميع أعضاء فريق التدقيق بالحفاظ على سرية المعلومات الحساسة المتعلقة بعمليات المؤسسة المتقدمة للحصول على الشهادة، والتي يتم الاطلاع عليها خلال التدقيق.

6.2.6. يمكن دعم قائد فريق التدقيق والمدققين بخبراء فنيين، أو مترجمين، أو مفسرين يعملون تحت إشرافهم، شريطة ألا يؤثر ذلك سلبًا على عملية التدقيق. ويتم اختيار المترجمين والمفسرين بعناية لتجنب التأثير غير المبرر على نتائج التدقيق.

6.2.7. أما اختيار الخبراء الفنيين فيتم بناءً على احتياجات فريق التدقيق الخاصة وطبيعة نطاق التدقيق، ويتم تقييم ذلك على أساس كل حالة على حدة.


6.3. إعداد خطة التدقيق Audit Plan Preparation
6.3.1. استنادًا إلى برنامج التدقيق المُعد مسبقًا، يتم إعداد خطة تدقيق تفصيلية لكل عملية تدقيق بما يتناسب مع أهداف ونطاق التدقيق، وذلك من قبل مدقق الجهة المانحة الرئيسي أو أي شخص مختص في نظام الإدارة المعني، بالتنسيق مع المدقق الرئيسي، قبل 7 أيام عمل على الأقل من موعد التدقيق، ويتم مشاركتها مع العميل للحصول على موافقته.
6.3.2. أثناء إعداد خطة التدقيق، يراعي المدقق الرئيسي في الجهة المانحة معرفة ومهارات كل فرد من أعضاء الفريق، بالإضافة إلى خبراتهم في المتطلبات القطاعية ذات الصلة.
6.3.3. ويجب أن تتضمن خطة التدقيق، على الأقل، ما يلي:
  • أهداف التدقيق
  • معايير التدقيق
  • نطاق التدقيق، مع تحديد الوحدات التنظيمية أو الوظائف أو العمليات التي ستخضع للتدقيق
  • تواريخ ومواقع التدقيق، بما في ذلك المواقع المؤقتة وأي تدقيق يُجرى عن بُعد (إن وجد)
  • المدة الزمنية المتوقعة للتدقيق
  • أدوار ومسؤوليات أعضاء فريق التدقيق، بالإضافة إلى الأشخاص المرافقين مثل المراقبين أو المترجمين
6.3.4. يجب إبلاغ العميل بالخطة ومواعيد التدقيق مسبقًا، والحصول على موافقته قبل تنفيذ التدقيق.

6.4. عمليات تدقيق منح الشهادة Certification Audits
تم تنفيذ التدقيق على مرحلتين (المرحلة 1 والمرحلة 2) باستخدام أساليب متعددة، مثل مراجعة السجلات، وإجراء المقابلات مع موظفي العميل، ومراقبة العمليات، ومراجعة تكوين الأنظمة، وغيرها من الوسائل، علمًا بأن التدقيق يُعد نشاطًا يعتمد على أخذ العينات.
6.4.1. مرحلة 1 - تدقيق أولي Stage – 1 Audit
يتم تنفيذ تدقيق المرحلة الأولى للتحقق من الأمور التالية:
  • مراجعة توثيق نظام إدارة العميل، بما يشمل جميع مستويات الوثائق.
  • تقييم مواقع العميل وظروفها الخاصة، وإجراء مناقشات مع موظفي العميل بهدف تحديد مدى الجاهزية لتنفيذ تدقيق المرحلة الثانية.
  • مراجعة وضع وفهم العميل لمتطلبات المواصفة/المواصفات المعيارية، خاصة فيما يتعلق بتحديد الجوانب الأساسية للأداء أو الجوانب المؤثرة، والعمليات، والأهداف، وتشغيل نظام الإدارة.
  • جمع المعلومات اللازمة بخصوص نطاق نظام الإدارة، والعمليات، ومواقع العميل، والجوانب القانونية والتنظيمية ذات الصلة والامتثال لها (مثل متطلبات الجودة أو البيئة أو الجوانب القانونية المرتبطة بعمليات العميل والمخاطر المرتبطة بها).
  • مراجعة تخصيص الموارد لتدقيق المرحلة الثانية، والاتفاق مع العميل على تفاصيل تنفيذها.
  • تقييم ما إذا كانت عمليات التدقيق الداخلي ومراجعة الإدارة قد تم التخطيط لها وتنفيذها، وما إذا كان مستوى تطبيق نظام الإدارة يُظهر أن العميل جاهز للانتقال إلى تدقيق المرحلة الثانية.
  • توفير أساس لتخطيط تدقيق المرحلة الثانية، من خلال الحصول على فهم كافٍ لنظام إدارة العميل وعملياته في الموقع في سياق الجوانب المؤثرة المحتملة.
النتائج والإجراءات اللاحقة للمرحلة الأولى:
  • في حال كانت نتائج تدقيق المرحلة الأولى مرضية، يمكن لقائد فريق التدقيق الانتقال مباشرة إلى المرحلة الثانية بموافقة العميل.
  • في حال تم التخطيط للمرحلتين الأولى والثانية بشكل متتالٍ، يتم إجراء مراجعة وثائق خارج الموقع قبل تدقيق المرحلة الأولى، وتُقدَّم تقرير مراجعة الوثائق للعميل. ويُطلب من العميل تقديم الوثائق ذات الصلة قبل بدء المرحلة الأولى.
  • يمكن تنفيذ تدقيق المرحلة الأولى في الموقع أو عن بُعد، حسب الاتفاق بين الجهة المانحة والعميل.
  • يجب ألا تتجاوز الفترة الزمنية الفاصلة بين المرحلتين الأولى والثانية 90 يومًا. وفي حال تجاوزت هذه المدة، يُعامل التدقيق كمطلب شهادة جديدة.
  • يحصل العميل على تقرير رسمي بنتائج تدقيق المرحلة الأولى.
  • جميع حالات عدم المطابقة الحرجة يجب إغلاقها وتقديم أدلة على ذلك قبل تنفيذ تدقيق المرحلة الثانية.
  • أما حالات عدم المطابقة غير الحرجة، فيجب أن تكون مغلقة، ويجب عرض الأدلة الداعمة خلال تنفيذ المرحلة الثانية.
في نهاية تدقيق المرحلة الأولى، قد تشمل التوصيات:
  • مشاركة خطة تدقيق المرحلة الثانية مع العميل، بما يتوافق مع حالة إغلاق مخرجات تدقيق المرحلة الأولى.
  • إجراء تدقيق متابعة (Follow-up Audit) إذا لزم الأمر.
ملاحظة: تدقيق المرحلة الأولى لا يتطلب خطة تدقيق رسمية، كما أن مخرجاته لا يشترط أن تكون في صيغة تقرير متكامل.
6.4.2. مرحلة 2 - التدقيق التفصيلي Stage – 2 Audit
يتم تنفيذ تدقيق المرحلة الثانية للتحقق من تطبيق نظام إدارة العميل وفعاليته. يُنفَّذ هذا التدقيق في مواقع العميل أو عن بُعد، ويشمل على الأقل ما يلي:
  • جمع المعلومات والأدلة المتعلقة بمدى مطابقة النظام لجميع متطلبات المواصفة المعيارية المعتمدة أو الوثائق المرجعية الأخرى ذات العلاقة.
  • مراجعة الأداء من حيث المراقبة والقياس والتقارير والمراجعة مقابل الأهداف والمؤشرات الرئيسية للأداء، بما يتماشى مع توقعات المواصفة المعيارية أو الوثائق المرجعية.
  • تقييم امتثال نظام الإدارة لدى العميل للمتطلبات القانونية والتنظيمية المعمول بها.
  • تقييم الرقابة التشغيلية على العمليات التي ينفذها العميل.
  • التحقق من فعالية عمليات التدقيق الداخلية ومراجعة الإدارة.
  • مراجعة مسؤولية الإدارة عن السياسات المعتمدة لدى العميل.
  • دراسة الروابط بين المتطلبات المعيارية، والسياسات، وأهداف ومؤشرات الأداء، والمتطلبات القانونية، والمسؤوليات، وكفاءة الأفراد، والعمليات، والإجراءات، وبيانات الأداء، ونتائج ومخرجات التدقيق الداخلي.
يتم عرض نتائج التدقيق في الاجتماع الختامي مع العميل، ويتم تزويده بتقرير رسمي عن نتائج تدقيق المرحلة الثانية.
النتائج المحتملة لتدقيق المرحلة الثانية (المنح أو التجديد):
  • توصية بمنح الشهادة بشرط إغلاق حالات عدم المطابقة.
  • إعادة تدقيق جزئي أو زيارة متابعة في وقت لاحق، بناءً على نتائج التدقيق.
  • عدم التوصية بمنح الشهادة، ما يعني عادةً الحاجة إلى إعادة تدقيق كامل.
  • توصية مباشرة بمنح الشهادة.
  • جميع حالات عدم المطابقة الحرجة يجب إغلاقها، ويجب تقديم الأدلة خلال مدة لا تتجاوز 45 يومًا من آخر يوم في تدقيق المرحلة الثانية، وذلك فيما يخص المواصفات القياسية (ISO). إذا لم يتم الالتزام بهذه المدة، فسيُعامل الطلب كمنح شهادة جديدة.
  • جميع حالات عدم المطابقة غير الحرجة يجب أن تكون مغلقة، مع عرض الأدلة خلال أول تدقيق متابعة (Surveillance Audit).

6.5. تقرير التدقيق Audit Report
ستقدم الجهة المانحة تقريرًا مكتوبًا لكل عملية تدقيق للعميل. التقرير يمكن أن يشير إلى فرص تحسين لكن لا يوصي بحلول محددة. تقرير التدقيق ملك لـ الجهة المانحة.
يضمن المدقق الرئيسي إعداد التقرير حسب النموذج المعد لذلك، ويتحمل مسؤوليته، ويجب أن يكون دقيقًا وواضحًا ويسمح باتخاذ قرار شهادة مستنير.

6.6. قرار منح الشهادة Certification Decision
  • 6.6.1. يرفع المدقق الرئيسي لـ الجهة المانحة تقرير التدقيق والملاحظات والوثائق اللازمة إلى لجنة اتخاذ القرار الفني.
  • 6.6.2. لجنة اتخاذ القرار تقرر منح أو رفض الشهادة بناءً على تقييم نتائج التدقيق وأي معلومات أخرى.
  • 6.6.3. للجنة الحق في طلب توضيحات إضافية، والعميل ملزم بتقديمها.
  • 6.6.4. ضمان فصل الأشخاص/اللجان التي تتخذ قرارات الشهادة عمن نفذوا عمليات التدقيق، مع وجود الكفاءة المناسبة لمن يتخذ القرار.
  • 6.6.5. بعد قرار إيجابي، تصدر شهادة صالحة لسنة واحدة، مع متابعة عبر عمليات التدقيق متابعة سنوية وتجديد كامل كل 3 سنوات.
  • 6.6.6. يمكن التحقق من صحة الشهادات عبر موقع الجهة المانحة وموقع هيئة الاعتماد.
7. الحفاظ على الشهادة Certification Maintenance

7.1. تدقيق المتابعة Surveillance Audit
  • 7.1.1. تقوم الجهة المانحة بتنفيذ تدقيق متابعة سنوية خلال فترة صلاحية الشهادة، تشمل تقييم أي تعديلات في الوثائق، وتخطيط وإجراء التدقيق، والتقرير والتسجيل.
  • 7.1.2. تتأثر مدة وتكرار تدقيق المتابعة بعوامل منها:
    • تعقيد ونوع نشاطات العمل
    • حجم وهيكل المؤسسة العميلة
    • عدد أنظمة الإدارة المشمولة في نطاق الشهادة
    • عدد المواقع المدرجة ضمن النطاق
  • 7.1.3. تُعلن نتائج التدقيق في الاجتماع الختامي.
  • 7.1.4. يحصل العميل على تقرير رسمي بنتيجة تدقيق المتابعة.
  • 7.1.5. يجب إغلاق جميع المخالفات الحرجة مع تقديم أدلة خلال 45 يومًا من تاريخ انتهاء التدقيق، وإلا ستُعامل كعملية إصدار شهادة جديدة.
  • 7.1.6. يجب إغلاق المخالفات غير الحرجة وعرض الأدلة عليها في التدقيق التالي.
  • 7.1.7. يجب إجراء تدقيق المتابعة ضمن فترة تتراوح بين 3 أشهر قبل وحتى تاريخ انتهاء الشهادة (±0) للتدقيق السنوي، و1.5 شهر قبل (±0) للتدقيق نصف السنوي.
  • 7.1.8. أي تأخير في إجراء تدقيق المتابعة يؤدي إلى تعليق الشهادة. إذا لم يبدأ العميل التدقيق خلال 90 يومًا (سنوي) أو 45 يومًا (نصف سنوي) من الموعد، تُرفع حالة التعليق. أي تأخير إضافي يؤدي إلى إلغاء الشهادة.
  • 7.1.9. يجب إجراء تدقيق المتابعة لتجديد الشهادة قبل 3 أشهر على الأقل من انتهاء صلاحية الشهادة، وعادة ما تكون في مرحلة واحدة، لكن قد تجري على مرحلتين إذا لزم الأمر.
7.2. تدقيق تجديد الشهادة Recertification Audit
  • 7.2.1. هدف تدقيق تجديد الشهادة هو تأكيد استمرار التوافق والفعالية لنظام الإدارة ككل، وضمان استمرارية ملاءمته لنطاق الشهادة. يتم تخطيط وتنفيذ التدقيق لتقييم الوفاء الكامل لمتطلبات المعيار.
  • 7.2.2. يجب تخطيط وتنفيذ تدقيق تجديد الشهادة في الوقت المناسب لضمان تجديد الشهادة قبل انتهاء صلاحيتها.
7.3. عمليات التدقيق الخاصة Special Audits
7.3.1. توسيع النطاق Expanding Scope
تُجرى عمليات تدقيق خاصة عند تعديل نطاق الشهادة، مثل إضافة أو حذف نشاطات، وتشمل الحالات التالية:
  • دمج أو استحواذ على العميل
  • إضافة أو حذف نشاطات أو عمليات
7.3.2. عمليات التدقيق الإشعار القصير Short-Notice Audits
تحتفظ الجهة المانحة بالحق في إجراء عمليات تدقيق مفاجئة في الحالات التالية:
  • تلقي شكاوى من العملاء أو الأطراف المعنية
  • إعلان إفلاس الشركة أو شطبها
  • تغييرات في إدارة العميل
  • تغيير مواقع النشاطات
  • تغييرات كبيرة في العمليات التجارية أو نظام الإدارة
  • متابعة ملاحظات العملاء
  • تقارير إعلامية سلبية
7.3.3. عمليات تدقيق نقل الشهادة Transfer Audits
  • 7.3.3.1. تدرس الجهة المانحة طلبات نقل شهادات أنظمة الإدارة المعتمدة الصادرة عن جهات مانحة أخرى خلال فترة صلاحية الشهادة.
  • 7.3.3.2. يجب على فريق المبيعات الحصول على معلومات من العميل مثل:
    • معلومات العميل كاملة
    • الشهادة الحالية الصالحة
    • سبب النقل
    • تقرير التدقيق السابق وحالة المخالفات
  • 7.3.3.3. أثناء مراجعة الطلب يتم التحقق من:
    • أن نطاق الشهادة المطلوب ضمن نطاق الجهة المانحة
    • صلاحية الشهادة الحالية
    • مراجعة الشكاوى والإجراءات المتخذة
    • حالة نتائج التدقيق الأخيرة
    • التحقق من اعتماد جهة الشهادة السابقة من هيئة اعتماد صالحة

الاجراءات والسياسات